Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indonesia (UI) bersama dengan seluruh unit kerja di Universitas Indonesia, akan menjalani pengawasan arsip internal. Pengawasan arsip internal merupakan program kerja Kantor Arsip UI di bawah Sekretaris Universitas yang diterapkan di lingkup universitas. Pengawasan Kearsipan dilaksanakan sebagai jaminan kepastian atas kepatuhan penyelenggaraan kearsipan Universitas Indonesia terhadap seluruh regulasi kearsipan yang berlaku guna mewujudkan ketersediaan arsip aktif, inaktif, vital, dan arsip statis sebagai bukti akuntabilitas dan alat bukti auntentik bagi Universitas Indonesia.
Mengawali rangkaian pengawasan internal, Selasa, 7 Februari 2023, FKM UI mengikuti entry meeting Pengawasan Kearsipan 2023, secara hybrid dengan peserta luring hadir di ruang P212 RIK UI. Narasumber dalam entry meeting adalah Kepala Kantor Arsip Wahid Nurfiantara, M.Hum dan Bayu Setyawan, M.Hum yang memberikan pengantar dan panduan praktek pengawasan kearsipan baik bagi pengawas maupun obyek pengawasan. Hadir dalam entry meeting adalah Sekretaris Fakultas, Koordinator Humas dan Kearsipan, para pelaksana kearsipan unit pengolah dan unit kerja kearsipan yang menjadi obyek pengawasan.
Berbeda dengan pengawasan kearsipan pada tahun-tahun sebelumnya, dimana pengawasan dilakukan kepada 4 (empat) unit kerja di fakultas yang dipilih secara sampling dan dilakukan oleh pengawas dari Kantor Arsip UI, tahun ini pengawasan dilakukan terhadap unit kerja di fakultas yang dipilih melalui metode slovin dan dilakukan oleh auditor/pengawas dari fakultas dan unit kerja se-UI.
FKM UI memiliki 58 (lima puluh delapan) unit kerja berdasarkan struktur organisasi. Dari 58 (lima puluh delapan) unit kerja tersebut, 34 (tiga puluh empat) diantaranya akan dilakukan pengawasan arsip. Penentuan 34 (tiga puluh empat) obyek pengawasan dipilih berdasar kriteria dari Kantor Arsip UI. Ke 34 (tiga puluh empat) unit kerja obyek pengawasan tersebut adalah: Dekan, para Wakil Dekan, Senat Akademik Fakultas, Dewan Guru Besar Fakultas, Komisi Jurnal, Sekretaris Fakultas, Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan, Departemen Biostatistik, Departemen Epidemologi, Departemen Gizi Kesehatan, Departemen Kesehatan Lingkungan, Departemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Departemen Pendidikan Kesehatan dan Ilmu Perilaku, Kelompok Studi Mutu, Kelompok Studi Kesehatan Reproduksi, Program Studi Sarjana Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Program Magister Kajian Administrasi Rumah Sakit, Program Studi Sarjana Kesehatan Masyarakat, Program Studi Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat, Program Studi Doktor Ilmu Kesehatan Masyarakat, Unit Administrasi Umum, Unit Humas dan Kearsipan, Unit Penjaminan Mutu Akademik, Unit Penjaminan Mutu Non Akademik, Unit Akademik, Unit Kemahasiswaan, Unit Riset dan Pengabdian Masyarakat, Unit Kerjasama, Hubungan Alumni, dan Ventura, Unit Sumber Daya Manusia, Unit Pemeliharaan dan Pengelolaan Fasilitas, Unit Keuangan, Unit Logistik, Unit Kearsipan Fakultas Kesehatan Masyarakat.
“Arsip terlihat sebagai hasil akhir dari sebuah proses bisnis, namun sebagai hasil akhir arsip memiliki nilai yang penting dan bersinggungan dengan berbagai kepentingan seperti kebijakan dan akuntabilitas organisasi, karir sivitas, dll. Oleh karena itu pengelolaan dan pencatatan dokumen yang baik menjadi kebutuhan yang tidak dapat ditunda lagi implementasinya,” terang Sekretaris Fakultas, Nelasari, M.K.M.
Adapun linimasa pengawasan kearsipan internal terdiri dari: entry meeting pada 7 Februari 2023, pengisian borang penilaian mandiri dan unggah bukti pengawasan pada 7 – 17 Februari 2023, Verifikasi lapangan oleh pengawas internal UI pada 23 Februari sampai 10 Maret 2023, Penyusunan RHAS dan penyampaian bukti tambahan pada 10 – 17 Maret 2023, Penyusunan Laporan Hasil Pengawasan pada 17 – 31 Maret 2023. (sf)