FKM UI telah tersertifikasi ISO Sistem Manajemen Mutu 9001:2015 sejak tahun 2017, dari DQS Jerman. Konsekuensi dari diperolehnya sertifikasi tersebut adalah surveilens yang dijalani setiap tahun serta re-sertifikasi yang dijalani setiap 3 tahun yang bertujuan mengevaluasi pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu. Tahun 2023 ini FKM UI menjalani re-sertifikasi untuk yang kedua kalinya, guna mendapatkan rekomendasi perpanjangan sertifikasi. Lingkup re-sertifikasi meliputi seluruh unit kerja dibawah Pusat Administrasi Fakultas.
Auditor pada re-sertifikasi kali ini adalah Hariadi Alim yang melakukan audit selama 3 (tiga) hari terhitung sejak 6 hingga 8 Desember 2023. Fokus audit pada re-sertifikasi mencakup 6 (enam) area yaitu evaluasi kinerja sistem manajemen pada periode sertifikasi, tinjauan pada tindak lanjut hasil laporan audit surveilens sebelumnya, tinjauan efektivitas penerapan sistem manajemen secara keseluruhan terhadap perubahan internal maupun eksternal, evaluasi terhadap komitmen yang ditunjukkan untuk menjaga efektivitas dan peningkatan sistem manajemen, evaluasi pencapaian kebijakan dan tujuan organisasi, serta persyaratan khusus pelanggan.
Berdasarkan hasil audit selama 3 (tiga) hari pada jajaran manajemen dan 14 subunit kerja dibawah dekanat, Hariadi Alim mengungkapkan hasil bahwa pelaksanaaan sistem manajemen mutu di FKM UI luar biasa, dukungan pimpinan fakultas hingga pimpinan universitas sangat terlihat dari otomasi fasilitas, dengan beragam peralatan yang mahal, sehingga mampu mendukung administrasi yang lebih cepat dan pencatatan yang rapi.
Setiap proses kerja sudah semakin jelas, terkomputerisasi, yang menunjukkan kemampuan personal pelaksananya baik dalam administrasi perkantoran maupun kemapuan penguasaan software. Hal ini menurut Hariadi menjadi highlight yang menunjukkan keberhasilan FKM UI.
Transfer knowledge juga sudah berjalan bagus, terlihat dari POB sudah dikuasai oleh pembuatnya maupun pegawai yang menjalankan tupoksinya. Re-akreditasi tidak menghsilkan temuan bahkan temuan minor sekalipun. Hariadi hanya mengemukakan sejumlah Opportunity for Improvement (skala temuan yang paling rendah) dengan saran-saran yang hampir berlaku untuk seluruh unit kerja yaitu menambahkan catatan hasil rapat sesuai dengan agenda seperti yang tercantum dalam POB rapat tinjauan manajemen, penentuan level risiko skala rendah, sedang, dan tinggi perlu dilengkapi dengan data histori identifikasi sebelumnya, sebagaimana risk opportunity yang sudah dipetakan pada ISO SMAP, risk opportunity untuk mutu layanan juga harus di sediakan menjadi OFI untuk seluruh unit kerja, penambahan pada risk opportunity POB Logistik, penambahan POB kalender akademik di Unit Administrasi Pendidikan, serta beberapa saran lain pada beberapa unit kerja berdasarkan hasil monitoring sasaran mutu.
Menanggapi hasil audit re-sertifikasi, pada closing meeting Dekan FKM UI, Prof. Mondastri Korib Sudaryo mengungkapkan apresiasi dan harapannya untuk FKM UI. “Alhamdulillah seluruh pihak di FKM UI sangat bersyukur dan lega atas ketuntasan target-target penting yang sudah terlampaui di akhir tahun 2023 ini yaitu surveilens ISO SMAP, dan sekarang ISO SMM. ISO SMM di FKM sudah berjalan dengan baik terbukti dari hasil audit. Mari tetap semangat mempertahankan hasil yang sudah dicapai. Hari ini harus lebih baik dari kemarin, dan hari esok juga harus lebih baik dari pada hari ini. Kompetitor FKM UI selalu bertambah dan bertumbuh (kurang lebih 200 institusi Pendidikan Kesehatan saat ini). Sejalan dengan transformasi kesehatan untuk tahun 2045, FKM UI terus bergerak untuk menghadapi tantangan bonus demografi dan juga mendukung visi misi Universitas Indonesia maju ke kancah global,” tutur Prof. Mondastri.
Atas hasil tersebut FKM UI kembali mendapatkan rekomendasi re-sertifikasi yang berlaku periode tahun 2023 hingga 2026. (sf)