Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indnesia (UI) berhasil meraih penghargaan sebagai entitas terbaik urutan ketiga di Universitas Indonesia berdasarkan hasil Pengawasan Kerarsipan Internal tahun 2024. Penghargaan diberikan Kantor Arsip UI dalam kegiatan Monitoring Pengawasan Kearsipan Internal UI Tahun 2024, Selasa 30 Juli 2024 di Ruang Rapat Lantai 9, Gedung Rektorat UI.
Pengawasan Kearsipan Internal merupakan agenda tahunan yang memiliki tujuan untuk menjamin ketersediaan dan kemanfaatan arsip, mendukung terwujudnya akuntabilitas kinerja organisasi/instansi dan pada ujungnya dapat menyelamatkan memori kolektif bangsa.
Pengawasan kearsipan internal dilakukan terhadap 34 objek pengawasan di seluruh Fakultas Kesehatan Masyarakat. Adapun proses pengawasan dilakukan melalui proses pengisian borang dan unggah bukti secara mandiri oleh unit pengolah maupun unit kearsipan fakultas. Pengisian borang pada pengawasan tahun ini fokus pada upaya tindak lanjut yang dilakukan atas hasil penilaian pengawasan di tahun 2023, yang dipenuhi dengan jenjang level yang sudah ditentukan oleh Kantor Arsip UI. Level-level tersebut adalah:
Level 0: belum terdapat bukti objek pengawasan melakukan perbaikan rekomendasi;
Level 1: terdapat bukti objek pengawasan telah melakukan inisiasi atau persaiapan untuk perbaikan. Rekomendasi berupa email atau pesan singkat (whatsapp/telegram/dll);
Level 2: terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah menyusun rencana untuk perbaikan rekomendasi berupa RKA atau ToR atau RAB atau dokumen perencanaan yang telah disetujui pimpinan unit;
Level 3: Kriteria 1). terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah mendapatkan umpan balik (feedback) komitmen dari pihak terkait berupa naskah dinas atau dokumen tanggapan, atau. 2). rekomendasi sudah dilaksanakan tapi akar masalah belum diselesaikan;
Level 4: terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah melaksanakan perbaikan sesuai dengan akar masalah yang dituju atau secara kuantitatif sudah terpenuhi kurang dari 100 persen;
level 5: terdapat bukti bahwa objek pengawasan telah selesai melaksanakan perbaikan sesuai dengan akar masalah yang dituju.
Pada tahap pengawasan internal selanjutnya adalah verifikasi pembuktian oleh pengawas dan juga diberikan kesempatan untuk memberikan jawaban atas verifikasi pada masa sanggah.
Berdasarkan hasil pengawasan internal, FKM UI berhasil meraih penghargaan terbaik ketiga sebagai entitas di Universitas Indonesia dengan perolehan level sebesar 4,47. Selain penghargaan untuk tingkat fakultas, Subunit Keuangan FKM UI juga mendapatkan penghargaan sebagai unit pengolah bidang keuangan dengan nilai perolehan terbaik, dan Subunit PPF sebagai salah satu unit pengolah bidang fasilitas dengan nilai perolehan terbaik. Hasil ini mendapatkan apresiasi dari pimpinan fakultas. “Selamat untuk semua unit pengolah dan unit kerja kearsipan FKM UI atas penghargaan yang membanggakan ini. Semoga jadi berkah untuk kita semua,” tutur Prof. Mondastri K. Sudaryo, Dekan FKM UI.
Pengawasan kearsipan internal di FKM UI berlangsung mulai 18 Maret hingga 2 April 2024 untuk penilaian mandiri dan unggah pembuktian, dan verifikasi lapangan oleh tim pengawas pada 22 april 2024 – 26 april 2024. (sf)