Tata Naskah Dinas Universitas Indonesia merupakan acuan pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Tata Naskah Dinas (TND) Universitas Indonesia ditetapkan melalui Peraturan Rektor Universitas Indonesia Nomor 19 Tahun 2022 Tentang Tata Naskah Dinas. Pedoman TND mengatur lebih detail terkait dengan teknis penerbitan naskah dinas sesuai dengan ketentuan yang berlaku di lingkungann Universitas Indonesia.
Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indonesia (UI) sebagai fakultas yang telah mendapatkan ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu selalu berupaya menerapkan tata kelola yang baik dalam pelayanan publik, termasuk layanan persuratan dan kearsipan. Pentingnya implementasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan ini melatarbelakangi diselenggarakannya Workshop Tata Naskah Dinas dan Kearsipan pada Selasa, 28 November 2023. Dilaksanakan di Ruang PA 209, Gedung A RIK UI, workshop dihadiri oleh Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura, dan Administrasi Umum FKM UI, Dr. Milla Herdayati, S.K.M., M.Si., serta diikuti oleh tenaga kependidikan dari masing-masing Unit Kerja, Departemen, Pokdi, Prodi, Jurnal, serta para Koordinator Subunit Kerja. Hadir sebagai narasumber dalam workshop ini adalah Koordinator Pembinaan Kearsipan Kantor Arsip UI, Agustinus Bayu Setyawan, S.Hum.; serta 2 staf Kantor Arsip UI, Rian Windarsih dan Anggani Mayang Calista.
Dian Prananda Wardhani, S.S., Koordinator Subunit Administrasi Umum FKM UI, mengawali workshop dengan paparan seputar implementasi TND di FKM UI sebagai gambaran bagi narasumber. Ia menyampaikan beberapa hal terkait identifikasi kesesuaian TND, penomoran surat, paraf surat, penandatangan surat, urutan jabatan, serta proses naskah dinas yang terjadi di FKM UI selama tahun 2023.
Lebih lanjut, Agustinus Bayu Setyawan memaparkan materi terkait Tata Naskah Dinas UI. Pada materinya dijelaskan mengenai naskah dinas manual dan naskah dinas elektronik, jenis naskah dinas, bentuk naskah dinas, perbedaan surat dinas dan naskah dinas. “Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar Universitas Indonesia. Dengan kata lain, surat dinas dibuat untuk korespondensi eksternal. Sedangkan naskah dinas dibuat untuk korespondensi internal di lingkungan UI,” terang Bayu.
Selain itu, Bayu juga menyampaikan materi terkait penomoran naskah dinas, kewenangan tanda tangan korespondensi eksternal dan paraf, ketentuan cap dinas dan tanda tangan, naskah dinas elektronik, serta pengendalian naskah dinas. “Pengendalian Naskah Dinas sendiri meliputi kegiatan pencatatan, distribusi, dan disposisi,” tutur Bayu.
Tidak hanya pemaparan materi, pada workshop ini juga dilaksanakan kuis dan sesi praktek pembuatan surat dinas yang bertujuan mengukur pengetahuan peserta workshop tentang implementasi Tata Naskah Dinas. (wrk)