Pengawasan Kearsipan merupakan proses kegiatan menilai kesesuaian prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pertama kali pengawasan kearsipan dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) serentak pada tingkat Kementerian dan Pemerintahan Daerah Provinsi pada tahun 2016. Pada tahun berikutnya, pencipta arsip diwajibkan pula melaksanakan pengawasan internal.
Fakultas Kesehatan Masyarakat (FKM) Universitas Indonesia (UI) tidak terlepas dari agenda pengawasan internal dibawah koordinasi Kantor Arsip Universitas Indonesia. Jika pada tahun-tahun sebelumnya pengawasan internal dilakukan oleh Kantor Arsip kepada fakultas dan unit kerja di lingkungan UI maka untuk tahun 2023 ini pengawasan dilakukan dengan penilaian mandiri dan asesmen oleh para pengawas dari setiap fakultas/ unit kerja secara silang.
Berkaitan dengan agenda tersebut, Rabu, 1 Februari 2023, bertempat di Ruang P212 RIK UI, Wakil Dekan Bidang Sumber Daya, Ventura dan Administrasi Umum FKM UI, Dr. Milla Herdayati, S.K.M., M.Si., mengundang para pengelola kearsipan unit kerja di FKM UI guna mendapatkan sosialisasi dan mengajak unit-unit pencipta arsip untuk mempersiapkan diri. Hadir dalam sosialisasi ini Sekretaris Fakultas, Koordinator Humas dan Kearsipan, para pengelola arsip unit kerja dilingkungan FKM UI sebanyak 33 orang yang telah dipilih sesuai kriteria Kantor Arsip UI dan staf pengelola unit kerja Kearsipan FKM UI.
“Sosialisasi ini dimaksudkan untuk memberikan gambaran singkat tentang agenda pengawasan internal yang akan dijalani. Pengawasan Internal diharapkan menjadi pengingat akan sejauh mana implementasi kaidah dan prinsip kearsipan yang benar di lingkungan FKM UI. Hasil dari pengawasan internal juga akan bermanfaat untuk tujuan continuous improvement,” terang Dr. Milla Herdayati dalam sambutannya. Selain sambutan dipaparkan secara singkat tujuan dari pengawasan kearsipan dan penjelasan teknis dari Koordinator Humas dan Kersipan, Sofiyatul Choiriyah dan perkenalan borang dan timeline dari Staf Humas dan Kearsipan, Gusti Nita Amalia.
Agenda terdekat dari rangkaian pengawasan internal ini adalah entry meeting pada Selasa, 7 Februari 2023 yang akan dipimpin oleh Kantor Arsip UI, sebagai penanda dimulainya pengawasan kearsipan internal yang direncanakan akan berlangsung hingga bulan Maret 2023. (sf)